盘玉洁    中信大锰矿业有限责任公司大新锰矿分公司

 

【摘要】随着科学技术的飞速发展，电子文件档案管理也在不同行业中得到了普及与推广。当前，电子文件的种类不断增多，内容量也越发庞大，而电子档案归档管理的效率，已经成为了企业管理的重要手段，并关系到企业的未来发展。企业的电子档案整理归档，是档案管理中的重要环节，要在庞大的信息面前对各种档案进行有效管理，还需要企业充分发挥电子档案归档管理的作用，并强化电子档案建设，才能让档案信息在企业发展过程中提供可靠的信息依据。

【关键词】企业;电子档案;归档管理;

1.前言

电子档案的归档管理，对于企业的经济发展与内部管理都起着不可忽视的重要作用。在企业的电子档案管理中，企业应该结合自身的实际发展需要，并在传统档案管理的基础上，结合当前电子档案归档的特征，建立一个适合本企业发展需求的电子档案管理系统，以便企业的有效管理，并为企业提供更加精准、及时的信息资源，进让归档管理更具规范与效率，推动企业的持续化发展。

2.企业电子档案归档管理的措施

2.1完善企业标准

企业要进行有效的电子档案归档管理，还需要完善企业内部的档案管理规范，建立可供参考的企业标准，让电子档案归档管理有理可依，有据可循。我国相关部门对于电子档案的光盘及U盘等归档存储形式，已经制定了相关的管理规范。而企业在建立自身的管理规范与企业标准的时候，也应该以国家的相关规定作为蓝本，让各科室、各单位的图片、数据库、图形等数量繁杂的电子档案得到有效归集、有效管理，让电子档案归档管理能够收到制度的约束。在制定企业的电子档案归档管理标准时，还应注意标准的可行性，以适合于本单位电子档案的整理、归档、统计、分析、利用等操作。另外，企业在实际电子档案管理过程中，还要严格执行企业制定的电子档案管理标准，选择适当的电子档案存储形式、归档形式，并对电子档案设备进行定期的维护与保养。

2.2实现档案的长效保存

企业的电子文件种类较为繁多，且各种数据量较为庞大，信息系统的功能各异，因此在电子档案相关信息的传输过程中，常会存在存储、输送混乱的现象。所以，为了确保归档的电子文件能够得到长期的有效存储与利用，档案管理部门要注重保证电子文件的信息共享性、可交换性，并在此基础上建立电子文件管理的元数据标准、电子文件格式标准，以便电子文件及数据在传输、归档过程中出现遗失，影响到档案的整体性。

2.3增强可识别电子档案建设

企业的电子档案，一般以存储介质形式对各种业务信息进行保持，且在信息的使用中，需要依赖电子计算机的各种硬件、软件设备才能够将电子档案进行还原，成为可直接利用与阅读的材料。这就要求企业在电子档案归档管理时，要将电子档案设备信息与提供电子档案阅读使用的设备进行共同存储，以便在查阅、使用电子档案信息时，能够将电子档案的原始数据信息及档案原始形式进行重现。

2.4建立档案编号管理体系

企业在进行电子档案归档管理时，还要在电子文件的形成系统及档案管理系统将，利用检索或管理作用的分类编号系统，将各类信息进行有机联系与分类管理，以满足电子文件的前端控制操作需求，实现分布式、网络化的电子文件及档案管理，让不同种类的电子档案信息得到有效利用、共享与管理。另外，电子档案管理部门在进行电子文件收集时，还需要将多个部门的电子文件加以整合，建立起一个系统而有效的信息转换中间件，以保证电子档案的完整性、真实性。

2.5强化设备自动化管理水平

电子档案可以进行多人共享操作，但在操作前，共享文件还需要通过权限设置，经过批准的人员才可进行使用。因此，增强电子文件的各种设备自动化管理水平，健全电子档案的安全管理就显得尤为重要。在企业的电子档案安全防护系统中，可以建立可靠的加密措施，或设立分级控制权限，对使用者进行实名登记操作，以保证整个操作过程的可控性。另外电子档案管理设备还需要对文件数据进行安全保护，在设备出现故障时，能够在第一时间做好数据信息的备份。

2.6强化电子档案管理人才培养

要提高企业电子档案管理人员的综合素养，还需要对人才加强培训，让电子档案归档管理人才充分地掌握、利用现代化技术，能够熟练地利用计算机来对电子档案加以维护，并检查档案存储的真实性、完成性，让企业的电子档案归档管理更加的规范。同时，企业还要加强人才的设备维护能力培养，以免在设备出现故障时，无法对电子文件进行管理，对检索系统进行规划与设计。

3.结束语

企业要强化电子档案的归档管理，首先要增强自身的档案管理意识，并注重电子档案设别的建设，制定出符合企业发展的电子档案归档管理规范，以免电子文件失真或丢失，影响到企业的运营效率。同时，企业还要对整个电子档案的归档管理体系进行完善，让归档管理满足企业的发展需求，并制定出严格的档案保管利用制度，让企业的内部管理制度得到不断的完善，以提高电子档案归档管理效率。

【参考文献】

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